Модуль · Банкет-план
Банкет-план для отеля: что это, как выглядит и как собирать его не в Excel
Банкет-план - главный документ мероприятия в отеле. По нему кухня готовит, сервис накрывает, служба приема встречает. Ниже - его структура, типовые ошибки «эксельной» версии и то, как документ делается в VentaFlow.
Из чего состоит банкет-план
Документ всегда собирается из одних и тех же частей, как бы он ни назывался в конкретном отеле:
- Шапка - заказчик и плательщик, тип мероприятия, даты, количество гостей, контактное лицо, менеджер со стороны отеля.
- Блоки мероприятия - у одного события их несколько: кофе-брейк в 10:00, обед в 13:00, фуршет в 19:00. У каждого блока свой зал, своя рассадка и свое меню.
- Позиции - наименование, выход на персону, количество, цена, сумма. Отдельно - напитки, аренда зала, техника, декор.
- Итоги - сумма по блокам, сервисный сбор, общий итог, условия оплаты.
- Лист согласования - кто из служб документ видел и принял: кухня, сервис, служба приема, инженеры.
Где ломается банкет-план в Excel
Excel справляется, пока мероприятий мало и меняется в них немного. Дальше начинается типовой набор проблем, один и тот же в отелях на 80 и на 400 номеров:
- Версии. Заказчик поменял количество гостей - менеджер правит файл и пересылает его по почте. На кухне остается предыдущая версия, на стойке - позапрошлая. Кто по какой работает, выясняется в день мероприятия.
- Сервисный сбор и итоги. Формулы копируются вместе с блоками и ссылаются не на те строки. Ошибка в одном проценте на 120 персон - это реальные деньги.
- Меню. Названия и выход блюд набираются руками каждый раз, поэтому одно и то же блюдо в трех документах называется по-разному.
- История. Кто и когда поменял цену позиции, в файле не видно. Спор «мы этого не согласовывали» решается по переписке.
Как это делается в VentaFlow
Модуль «Банкет-план» - это тот же документ, но собираемый из справочников, а не с чистого листа:
- Меню и залы берутся из справочника отеля: выход и цена подставляются сами, название пишется одинаково во всех документах.
- Блоков у мероприятия сколько нужно; у каждого - свое время, зал и рассадка. Итоги и сервисный сбор считаются автоматически по правилу отеля.
- Готовый документ уходит PDF-ом на почту всем службам одной кнопкой. Все работают с одной версией, а не с вложениями из разных писем.
- Каждое изменение - в истории: кто, когда, что именно поменял. Это и есть аудит-лог, он входит в любой тариф.
- Банкет-план связан с бронью зала в шахматке: мероприятие нельзя поставить в уже занятый зал.
В отеле, где система работает ежедневно, подготовка одного банкет-плана стала короче примерно на 48 минут - это и есть цифра с главной страницы.
Сколько это стоит
Модуль «Банкет-план» - 3 000 ₽ в месяц за отель, без ограничения по числу пользователей. Его можно подключить отдельно или в составе всей системы за 9 900 ₽. Подробности - на странице цен.
Частые вопросы о банкет-плане
Что такое банкет-план и чем он отличается от банкетного листа?
Это один и тот же документ: описание мероприятия по блокам - время, зал, рассадка, меню с выходом и количеством, напитки, техника, ответственные. В международной практике его называют BEO (Banquet Event Order), в российских отелях - банкет-план или банкетный лист.
Можно ли скачать образец банкет-плана?
Да. На странице «Бланк банкет-плана» мы отдаем пустой шаблон в PDF в том виде, в каком его формирует система, - им можно пользоваться и без VentaFlow.
Как считается сервисный сбор?
Процент (обычно 10%) от суммы позиций меню и напитков, без учета аренды и технических услуг - правило задается один раз в настройках отеля. В Excel сбор считают вручную и ошибаются именно здесь.
Сколько стоит модуль отдельно?
3 000 ₽ в месяц за отель без ограничения по пользователям; при оплате за год - два месяца в подарок. Аудит-лог и обучение входят.