Менеджер отправляет смету
Смета собирается из позиций банкет-плана. Скидка и сервисный сбор пересчитываются автоматически, отправка - одной кнопкой из сделки.
Мы переехали: новый адрес сайта - ventaflow.ru. Этот адрес продолжит работать, но лучше обновите закладку.
Отраслевая CRM для отелей
CRM для отдела продаж отеля: банкет-планы, залы и заезды групп - в одной системе
Вместо Excel, почты и мессенджера. Отдел продаж ведет сделки и документы в одной системе, а службы отеля получают готовые банкет-планы и памятки - без пересылки файлов.
7модулей в одной системе
1день на внедрение команды
0сводных таблиц вручную
Откуда это взялось
Система выросла из отдела продаж реального отеля.
VentaFlow начинался как внутренний инструмент отдела продаж пятизвездочного отеля - там, где банкет-план, памятка по заезду и бронь зала делаются каждый день, а ошибка в одной строке стоит испорченного мероприятия. Сначала это был способ перестать пересылать друг другу Excel, потом - система, которой отель пользуется ежедневно. Все, что вы видите на этой странице, сделано для работы, а не для презентации.
Что меняется в первый же день
Банкет-план, памятка по заезду и бронь зала перестают быть тремя разными файлами.
В большинстве отелей банкетный лист живет в Excel, памятка по заезду группы - в письме, а бронь зала - в голове у менеджера. VentaFlow собирает это в один контур: документ формируется в системе, уходит PDF-ом всем службам и остается в истории вместе с тем, кто и когда его изменил.
Уходит из работы
- Сводные таблицы Excel
- Пересылка версий банкет-плана по почте
- Согласование на бумагах
- Универсальная CRM, дописанная «под отель»
- Двойные брони залов
- Сервисный сбор на калькуляторе
Приходит вместо этого
- Единый банкет-план
- Шахматка залов онлайн
- Сервисный сбор 10% автоматом
- Реквизиты по ИНН
- Согласование смет в два шага
- Аудит-лог изменений
Состав системы
Соберите свой набор. Работает и один модуль, и все семь.
Модули включаются по очереди и связаны между собой: бронь из шахматки подтягивается в банкет-план, банкет-план - в сделку CRM, сделка - в договор. Наведите на строку, чтобы посмотреть, что входит.
-
01
CRM
Воронки сделок по типам мероприятий, почтовый ящик внутри карточки менеджера, согласование смет двумя руководителями с уведомлениями в Telegram и сводная аналитика.
-
02
Банкет-план
Банкетный лист собирается построчно: наименование, выход, количество, цена, сумма. Несколько блоков на одно мероприятие, сервисный сбор считается сам, готовый Банкет-план уходит PDF-ом на почту.
-
03
Схема залов и рассадка
Редактор плана этажа со стенами, дверями и окнами; рассадка на каждый зал и дату - театр, класс, банкет, фуршет. Схема уходит в письмо заказчику и в печать банкетной службе, а «схемы на день» показывают весь этаж на выбранную дату.
-
04
Шахматка залов
Визуальный календарь бронирования конференц- и банкетных залов. Занятые слоты видны всем менеджерам, поэтому одну и ту же дату нельзя продать дважды.
-
05
Заезд группы
Памятка по заезду для всех служб сразу: даты и время заезда и выезда, ранний или стандартный заезд, экспресс-регистрация, у кого паспорта, транспорт и парковка.
-
06
Договоры
Реестр договоров отеля с автозаполнением реквизитов контрагента по ИНН. Номер, срок, приложения и статус подписания - в одной карточке рядом со сделкой.
-
07
Мобильное приложение
Система на телефоне без магазина приложений: добавляется на экран «Домой», все разделы сверстаны под узкий экран, внизу - панель с основными разделами. Push-уведомления о новых заявках, сметах на согласование и изменениях в сделке.
-
08
Аудит-лог
Полная история изменений: кто поменял цену позиции, кто передвинул бронь зала, кто отправил Банкет-план заказчику и в какой момент. Спор «я этого не менял» закрывается за минуту.
-
09
Обучение
База знаний внутри системы: инструкции по каждому модулю, регламенты отеля и разбор типовых ситуаций. Новый менеджер выходит на смену подготовленным, без наставника рядом.
Цифры в правой колонке - замеры в отеле, где система работает ежедневно: сравнение с тем, как те же задачи делались в Excel и почте до перехода.
Как это выглядит
Не макеты - экраны из системы.
Снято в демо-отеле на вымышленных мероприятиях. Ровно это вы увидите, если откроете демо-доступ: без регистрации, на готовых данных.
Схема залов
Рассадка каждого зала - внутри банкет-плана.
Менеджер открывает мероприятие, выбирает зал и дату - и расставляет столы на настоящем плане этажа, с дверями, окнами и колоннами. Схема уходит в письмо заказчику и в печать банкетной службе, а руководитель видит весь этаж на любую дату.
На телефоне
Та же система в кармане - без магазина приложений.
Сайт открывается на телефоне как приложение: добавляется на экран «Домой», работает в полный экран, внизу - панель с основными разделами. Руководитель смотрит выручку и воронку между встречами, менеджер отвечает на заявку, не возвращаясь к компьютеру.
Аналитика
Загрузка залов видна раньше, чем менеджер пообещает дату.
Дашборд собирает данные из шахматки и банкет-планов без единой выгрузки в Excel. Коммерческий директор открывает его утром и видит, где у отеля провал по загрузке, а где не хватает залов.
Загрузка залов по дням недели
Доля занятых часов, среднее за последние 8 недель
- Банкетный
- Конференц
- Переговорная
Пн
Вт
Ср
Чт
Пт
пик 94%Сб
Вс
Выручка по типам мероприятий
Доля в обороте отдела продаж за квартал
CRM · воронка сделок
Видно, на каком шаге застряла каждая заявка.
Карточка сделки идет от первого звонка до подтвержденного банкета через один и тот же процесс - без созвонов «а на чем мы остановились».
Запрос0
В работе0
Согласование смет0
Подтверждено0
Согласование сметы
Скидка на банкет больше не согласовывается в переписке.
Менеджер отправляет смету на согласование прямо из сделки. Маршрут фиксированный: сначала коммерческий директор, затем генеральный. Оба получают уведомление в Telegram и отвечают прямо в переписке - согласовать или вернуть с комментарием, не заходя в систему. Бот может быть общим или собственным ботом отеля: со своим именем, аватаром и уведомлениями только по вашим сделкам.
Коммерческий директор
Первый согласующий видит сумму, размер скидки и историю клиента. Согласовывает, отклоняет или возвращает с комментарием.
Генеральный директор
Второй согласующий подключается только после первого. Порядок задан системой, перепрыгнуть шаг нельзя.
Решение и договор
Согласованная смета фиксируется в сделке, уходит заказчику и становится основанием для договора. Каждый шаг остается в аудит-логе.
Telegram · VentaFlow-бот
Смета №1428 - «Свадьба, банкетный зал «Ассамблея», 14 июня»
Сумма 486 000 ₽, скидка 7%, сервисный сбор 10%.
Ожидает вашего согласования.
СогласоватьВернуть с комментарием
Роли в системе
Одна система - шесть служб отеля, у каждой свой экран.
Права настраиваются по ролям: менеджер отдела продаж видит свои сделки, финансовая аналитика - только у руководителя, а службы отеля получают лишь свои памятки. Данные общие, интерфейс - свой.
Отдел продаж
Воронка сделок, почта в карточке клиента, отправка смет на согласование и вся история переговоров по мероприятию.
Банкетная служба
Банкет-план с позициями и выходом, тайминг мероприятия, рассадка и финальный Банкет-план в PDF для кухни и сервиса.
Служба приема
Памятка по заезду группы: время заезда и выезда, экспресс-регистрация, у кого паспорта, транспорт и парковка.
Кухня и F&B
Заявка по позициям с выходом в граммах и количеством гостей. Изменения в меню приходят сразу, а не за час до банкета.
Коммерческий директор
Первый шаг согласования смет, загрузка залов, план и факт по выручке, отчет по каждому менеджеру.
Генеральный директор
Финальное согласование, аудит-лог по всем службам и сводная картина по отелю без единой ручной выгрузки.
Тарифы
Начните с одного модуля или включите всю систему сразу.
Цена - за отель, а не за пользователя: подключайте всю команду, включая кухню и службу приема. Аудит-лог и обучение входят в любой тариф.
Отдельные модули
от 2 000 ₽/ мес за модуль
Подключаются в любом порядке, без минимального набора. Пять платных модулей по отдельности - 21 000 ₽ в месяц.
- Банкет-план 3 000 ₽
- Заезд группы 2 000 ₽
- Шахматка залов 5 000 ₽
- Договоры 3 000 ₽
- CRM 8 000 ₽
- Аудит-лог включен
- Обучение включено
Вся система
9 900 ₽/ мес за отель
Все модули вместе: по отдельности они стоят 21 000 ₽ в месяц, вся система - 9 900 ₽. Безлимит пользователей, внедрение за 1 день.
- Все модули без доплат
- Перенос справочников и меню
- Настройка маршрута согласования
- Свой Telegram-бот отеля: согласование в переписке
- Обучение служб и поддержка
Несколько отелей
По запросу
Единый контур для сети: общие справочники, сводная аналитика, отдельные права по объектам.
- Сводная аналитика по объектам
- Единые регламенты и шаблоны Банкет-плана
- Выделенный менеджер внедрения
Частые вопросы
Что обычно спрашивают до внедрения
Чем это отличается от amoCRM или Битрикс24?
Универсальная CRM умеет вести сделку, но не знает, что такое банкет-план, сервисный сбор или двойное бронирование зала. Их приходится дописывать под отель силами интегратора и потом поддерживать. VentaFlow - отраслевая система: банкет-план с позициями и автоматическим расчетом сбора, шахматка залов и памятка по заезду группы работают из коробки, а CRM-воронка привязана к этим же документам.
У нас процессы устроены иначе - систему можно настроить под них?
Да, и без программистов. Карточка сделки собирается конструктором: свои поля, свои стадии воронки и типы мероприятий. Форма заезда группы - тоже конструктор: набор блоков и полей вы выбираете сами, лишнее убираете. Справочники залов, меню и менеджеров переносятся из ваших файлов, маршрут согласования смет настраивается под реальные роли - у кого-то согласует только коммерческий директор, у кого-то двое. Telegram-бот может быть вашим собственным.
Что такое банкет-план и зачем для него отдельный модуль?
Банкет-план (в международной практике - BEO, Banquet Event Order) - документ, по которому кухня, сервис и служба приема понимают, что и во сколько подавать на мероприятии. В большинстве отелей его ведут в Excel и рассылают по почте, из-за чего службы работают по разным версиям файла. Модуль собирает документ построчно, сам считает сервисный сбор и отправляет готовый PDF всем службам разом.
Можно ли подключить только один модуль?
Да, модули работают независимо и подключаются в любом порядке - минимального набора нет. Чаще начинают с банкет-плана или шахматки залов, потому что там больше всего ручной работы. Аудит-лог и обучение входят в любой тариф.
Сколько занимает внедрение и нужен ли интегратор?
Один рабочий день, интегратор не нужен. Мы переносим ваши справочники - залы, банкетное меню, список менеджеров - и настраиваем маршрут согласования смет. Дальше команда работает сразу: отдельного обучения не требуется, инструкции по каждому модулю встроены в систему.
Подходит ли система небольшому отелю?
Да. Цена считается за отель, а не за пользователя, поэтому подключить всю команду - включая кухню и службу приема - можно на любом тарифе. Небольшие отели обычно берут один-два модуля, сетевые - полный контур со сводной аналитикой по объектам.
Где хранятся данные?
На серверах в России, как того требует часть 5 статьи 18 закона № 152-ФЗ о персональных данных. Доступ разграничен по ролям, каждое изменение документа фиксируется в аудит-логе с указанием автора и времени.
Заменяет ли VentaFlow систему управления номерным фондом?
Нет и не пытается. PMS закрывает проживание - тарифы, поселение, расчеты по номерам. VentaFlow закрывает продажи и мероприятия: банкеты, конференции, заезды групп, договоры и работу отдела продаж. Системы решают разные задачи и обычно используются вместе.
Как посмотреть систему без договора?
Откройте демо-доступ - он работает без регистрации и пароля, на готовых данных: можно посмотреть реальные сделки, банкет-план и печатные формы. Если после этого захотите увидеть систему на своем меню и своих залах, оставьте заявку - покажем за 30 минут.
У нас все в Excel - кто перенесет данные?
Мы. Залы, банкетное меню, список менеджеров и действующие брони переносим сами в день внедрения - это входит в подключение, отдельно не оплачивается. От вас нужны текущие файлы в том виде, в каком они есть: Excel, Word, выгрузка из PMS. Историю прошлых мероприятий переносить не обязательно - чаще начинают с ближайших.
Персонал не захочет переучиваться
Переучиваться почти нечему: банкет-план в системе выглядит как тот же документ, который менеджер собирал в Excel, только строки не надо считать руками. Инструкции по каждому модулю встроены в систему, а первые документы мы собираем вместе с командой в день внедрения. Обычно через неделю менеджеры сами отказываются от старых файлов - в них приходится делать больше.
Что будет с нашими данными, если вы закроетесь?
Данные принадлежат отелю. В любой момент по запросу выгружаем все - сделки, банкет-планы, справочники, договоры - в открытых форматах (Excel, PDF, CSV), которые читаются без нашей системы. Если сервис прекращает работу, выгрузка делается заранее и бесплатно, чтобы вы продолжили работать хотя бы в таблицах, не потеряв ни одной брони.
Нужны счет, договор и закрывающие документы
Работаем по договору с выставлением счета на юридическое лицо отеля. По итогам оплаченного периода предоставляем акт; документы можно получить в электронном виде или через ЭДО. Оплата по карте без договора тоже возможна - удобно для одного модуля на пробу.
Заявка
Покажем систему на вашем банкетном меню и вашей шахматке залов.
Демонстрация занимает 30 минут, подготовка с вашей стороны не нужна. Оставьте контакты - свяжемся в течение рабочего дня.
Старт
Включите первый модуль сегодня - команда работает в нем завтра.
Посмотрите систему прямо сейчас в демо-режиме - без регистрации и пароля, на готовых данных.