Статья · документы
Банкетный лист: образец и разбор по разделам
Банкетный лист (он же банкет-план, BEO) - документ, по которому кухня, сервис и служба приема проводят мероприятие. Ниже - из чего он состоит, как выглядит заполненный пример и на чем чаще всего ошибаются. В конце - пустой бланк, который можно скачать.
Обязательные разделы
| Раздел | Что внутри | Зачем службам |
|---|---|---|
| Шапка | Заказчик, плательщик, тип мероприятия, даты, контактное лицо, менеджер отеля | С кем согласовывать изменения и кому выставлять счет |
| Блок мероприятия | Дата, время начала и окончания, зал, число гостей, рассадка | Сервис накрывает, инженеры готовят зал, прием встречает |
| Меню | Позиции с выходом на персону, количеством, ценой и суммой | Кухня закупает и готовит точное количество |
| Напитки и бар | Отдельным списком, часто с пометкой «по факту» | Бар и сервис понимают формат обслуживания |
| Аренда и техника | Зал, сцена, звук, свет, проектор, флипчарты | Инженерная служба знает, что монтировать и когда |
| Итоги | Суммы по видам выручки, сервисный сбор, общий итог, условия оплаты | Бухгалтерия и руководитель видят экономику мероприятия |
| Комментарии | Пожелания заказчика: аллергии, детское меню, VIP-гости, тайминг речей | То, из-за чего мероприятие обычно и «сыпется» |
Пример заполненного блока
Конференция на 48 человек, один день, два блока:
- 09:00–10:00, Лобби-бар, 48 гостей, без рассадки. Пакет «Завтрак, шведский стол» - 48 × 2 500 ₽ = 120 000 ₽.
- 10:00–18:00, Конференц-зал А, 48 гостей, театр. Аренда зала (полный день) - 1 × 60 000 ₽ = 60 000 ₽.
- Итого: питание 120 000 ₽, аренда 60 000 ₽, сервисный сбор 10% от питания - 12 000 ₽; всего 192 000 ₽.
Именно так выглядит демо-мероприятие в системе - его можно открыть без регистрации. Вот его печатная форма:
Где ошибаются чаще всего
- Выход и количество перепутаны местами. «150 г × 48» и «48 × 150 г» - одно и то же для человека и разное для формулы, если ячейки съехали.
- Сервисный сбор на все подряд. Сбор берут с питания и напитков, а на аренду зала и технику обычно не начисляют. В Excel процент часто применяют к общему итогу.
- Версия не та. Заказчик поменял число гостей с 48 на 60 - на кухне остался файл с 48.
- Названия блюд «от руки». Одно блюдо в трех документах записано по-разному, закупка считает его трижды.
- Нет листа согласования. Никто не подтвердил, что прочитал, - и спор «нам не говорили» неразрешим.
Скачать образец
Пустой банкетный лист в PDF - тот же шаблон, по которому VentaFlow формирует документы: получить бланк. Как документ собирается в системе за несколько минут из справочника меню - на странице модуля «Банкет-план».
Вопросы
Чем банкетный лист отличается от коммерческого предложения?
Коммерческое предложение - для заказчика: что и за сколько. Банкетный лист - для служб отеля: что, во сколько, в каком зале, в каком количестве. Суммы в нем тоже есть, но главное - порядок подачи и ответственные.
Кто подписывает банкетный лист?
Обычно менеджер по продажам со стороны отеля и заказчик; дальше документ визируют шеф-повар, руководитель сервиса и служба приема - лист согласования нужен, чтобы каждая служба подтвердила, что прочитала свою часть.
Можно ли вести банкетный лист в Excel?
Можно, пока мероприятий немного. Проблемы начинаются с версий: заказчик меняет число гостей, файл пересылается по почте, и службы работают с разными редакциями. Подробнее - в статье про банкет-план.