Статья · термины
BEO: что это и зачем отелю отдельный документ на каждое мероприятие
BEO - Banquet Event Order, в российских отелях «банкет-план» или «банкетный лист». Это не смета и не договор, а рабочий сценарий мероприятия для всех служб: что, где, во сколько и сколько. Разбираем, откуда он взялся, кто по нему работает и почему без него мероприятия «сыпятся».
Откуда взялся термин
В международных гостиничных сетях Banquet Event Order - стандартный документ банкетной службы: продажи передают его операционным службам как единственный источник правды о мероприятии. В российских отелях его называют банкет-планом, банкетным листом или просто «БЕО», а ведут чаще всего в Excel - со всеми вытекающими проблемами версий.
Кто читает BEO
- Кухня - меню, выход, количество, время подачи, аллергии.
- Сервис (банкетная служба) - зал, рассадка, тайминг, напитки, формат обслуживания.
- Служба приема - кто приезжает, когда, куда направлять гостей, парковка.
- Инженерная служба - сцена, звук, свет, проектор, монтаж и демонтаж.
- Руководитель и бухгалтерия - суммы по видам выручки, сервисный сбор, условия оплаты.
Документ один, а читателей пять - поэтому он и строится блоками, чтобы каждая служба находила свое.
Из чего состоит
Шапка (заказчик, плательщик, тип и даты мероприятия, контакты) → блоки мероприятия по времени и залам → позиции внутри блока (наименование, выход, количество, цена, сумма) → итоги по видам выручки, сервисный сбор, общий итог → лист согласования. Подробный разбор разделов - в статье «Банкетный лист: образец».
Три правила хорошего BEO
- Одна версия. Если документ изменился, старую редакцию не должно быть ни у кого. В Excel это недостижимо; в системе документ хранится в одном месте, а службы получают PDF из него.
- Цифры считаются, а не пишутся. Суммы, сервисный сбор и итоги должны выходить из позиций автоматически - руками их считают ровно до первой ошибки.
- История изменений. Кто, когда и что поменял - иначе спор «мы этого не согласовывали» не разрешим.
Как это реализовано в модуле «Банкет-план» и как выглядит живой документ - в демо. Пустой бланк - на странице «Бланк банкет-плана».
Вопросы
BEO и банкет-план - это одно и то же?
Да. BEO - международный термин (из практики сетевых отелей), банкет-план и банкетный лист - русские названия того же документа. В VentaFlow модуль называется «Банкет-план», в печатной форме - «Banquet Event Order (Банкет-план)».
Чем BEO отличается от сметы?
Смета - про деньги для заказчика: позиции, цены, итог. BEO - про исполнение для служб отеля: тайминг, залы, рассадка, меню с выходом и количеством, техника, ответственные. В нем тоже есть суммы, но читают его кухня и сервис, а не бухгалтерия заказчика.
Нужен ли BEO на маленькое мероприятие?
Нужен всегда, когда задействованы две и больше службы. Кофе-брейк на 15 человек без документа пройдет; совещание с обедом, проектором и парковкой - уже нет.